応用力をつけるパソコン再入門-No02.ファイルを管理する

こんにちは、ECF Techブログ
担当のMichiです。
応用力をつけるパソコン再入門　第２回は「ファイルを管理する」です。正しくファイルを管理し、ファイルを探す考え方を適切におさえることで、作業効率は上がるはずです。ぜひ、ご参考ください。

ファイルの保存場所

Windowsでは、すべてのファイルはドライブに保存されます。ドライブはいわば巨大な引き出しです。ここにたくさんのファイルとフォルダを入れておくことができます。

ドライブの確認

では、ドライブとそこに入っているファイルを確認していきましょう。

下がドライブを開いた時の様子です

ドライブには、多くのフォルダやファイルがあることが確認できました。

ファイルを管理する

ファイルはドライブのどこにでも入れることができますが、後々どのファイルがどこにいったのかわからない。と言ったことになりかねません。また保存する場所によっては、パソコンが正しく動かないということも起こります。ここからは、ファイル管理の方針を考えたいと思います。

最初のうちはドキュメントかデスクトップ

管理方針といっても、最初は難しく考える必要はありません。会社でファイルの保存場所を指定されているとかでなければ、基本的にはドキュメントフォルダかデスクトップを使うのが初心者の方にはいいかと思います。ただデスクトップはどんどんファイルが溜まりがちです。

画面の見た目も悪くなり、ごちゃごちゃしているため必要なファイルが探せず、作業効率が落ちてしまいます。きちんとフォルダを作って整理しましょう。メインのフォルダを決めてしまえば、あとはその内部をフォルダをわけて分別していくだけです。

どのファイルを見ているの？

もうひとつパソコン初心者の方にみられるのは、１つの手順でしかファイルを開けない。というパターンです。今回および前回のファイルの話をご覧になった方は、もしかしたらすでに見方が変わっているかもしれないのですが、改めてここで確認したいと思います。たとえば、Wordファイルの開き方を例に見ていきましょう。

ファイルの開き方パターン

ファイルアイコンをクリックして開く

もっとも一般的なのは、次のようなやり方でしょう。

アプリケーションから開く

次にアプリケーションから開く方法です。

検索ウィンドウをつかって開く

こちらは最近私がよくやる方法です。

いくつかご紹介いたしましたが、重要なのはこれらの操作がいずれも全く同じファイルを開いていると認識できることです。Windowsはいろんな方法でファイル探しをサポートしています。覚えていたひとつの方法が使えない。ということが起きた場合は、目的はファイルを探すこと。という原点にもどり、上のような操作を試してみましょう。ほとんどの場合、目的のファイルにたどり着けるはずです。ここではWordファイルを例にご説明いたしましたが、どのファイルやアプリケーションでも、ファイルを見つける方法はほとんど変わりません。